Reforma Tributária entra na rotina das empresas, mas adaptação ainda gera dúvidas

A Reforma Tributária do consumo começou, em 2026, a deixar o campo das discussões legislativas para entrar efetivamente na rotina das empresas. Com a introdução gradual do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), organizações de diferentes setores precisam adaptar sistemas, documentos fiscais, processos internos e estratégias de formação de preços para acompanhar o novo modelo tributário.

O cenário, no entanto, ainda é de adaptação. Levantamento realizado pela NTT DATA com mais de mil empresas de 20 estados brasileiros mostra que 41% das companhias consideram a transição entre o modelo atual de tributação e o novo sistema como o principal ponto de dúvida neste momento. A pesquisa também identificou incertezas relacionadas a incentivos fiscais, processos internos e às próprias regras da transição.

Para o setor de serviços, a mudança ganha uma dimensão ainda mais operacional. A reforma não envolve apenas a substituição gradual de tributos, mas exige que as empresas estejam preparadas para lidar com novas informações fiscais, adequações tecnológicas e alterações nos processos que sustentam a prestação dos serviços.

A partir de 1º de janeiro de 2026, os contribuintes passaram a ter que emitir documentos fiscais eletrônicos com destaque individualizado da CBS e do IBS, conforme os leiautes e regras definidos para cada documento. A exigência alcança, entre outros, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Como 2026 é considerado o ano de teste, empresas que cumprirem corretamente as obrigações acessórias ficam dispensadas do recolhimento dos novos tributos neste período.

A própria Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS reconheceram que a implantação exige uma fase de adaptação. Em agosto, os órgãos regulamentaram o Programa Nacional de Conformidade Tributária para 2026, criado justamente para auxiliar empresas, profissionais de contabilidade e desenvolvedores de sistemas durante a implementação. A iniciativa prevê orientação, acompanhamento e possibilidade de correção de inconsistências identificadas nos documentos fiscais.

O movimento mostra que a transição tributária envolve uma cadeia de mudanças dentro das empresas. Sistemas de gestão precisam ser atualizados, equipes precisam compreender os novos procedimentos e documentos fiscais precisam incorporar as informações referentes aos novos tributos. O cronograma oficial de implementação dos documentos fiscais eletrônicos foi publicado em julho pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS, justamente para orientar contribuintes e desenvolvedores sobre os prazos de adequação.

A reforma estabelece uma longa fase de transição. Em 2026, IBS e CBS entram em período de teste. Em 2027, começa uma nova etapa, com a extinção do PIS e da Cofins e a consolidação da CBS, enquanto a substituição gradual do ICMS e do ISS pelo IBS ocorrerá entre 2029 e 2032. A vigência integral do novo sistema está prevista para 2033.

Essa convivência entre modelos torna o planejamento um dos principais desafios para as empresas. Durante anos, será necessário acompanhar simultaneamente regras antigas e novas, o que pode exigir revisão de contratos, sistemas de faturamento, processos contábeis e critérios utilizados para calcular custos e preços dos serviços.

Para o contador Eduardo Dias, da empresa Tax All, a formação de preços e a revisão dos contratos devem estar entre as prioridades das empresas durante a transição. “Estamos em setembro de 2026 e o dever de casa é imediato: revisar todos os contratos e a planilha de formação de preço de cada um”, afirma. Segundo ele, as empresas devem considerar a substituição do PIS e da Cofins pela CBS, os novos créditos tributários e o impacto específico em cada contrato.

Para Avelino Lombardi, presidente da Federação Nacional das Empresas Prestadoras de Serviços (Febrac), o momento exige que as empresas não deixem a preparação para a última etapa da transição. “A Reforma Tributária representa uma mudança estrutural e, justamente por isso, a adaptação não acontece de um dia para o outro. As empresas precisam compreender as novas regras, preparar seus sistemas e revisar processos para que a transição aconteça com segurança. Para o setor de serviços, que trabalha com contratos, formação de preços e planejamento de custos, antecipar essas mudanças é fundamental”, explica.

Segundo Lombardi, um dos pontos de atenção está justamente na necessidade de transformar as mudanças previstas na legislação em procedimentos que funcionem na operação cotidiana das empresas. “O desafio está em transformar uma mudança na legislação em uma mudança efetiva na operação das empresas. Isso envolve tecnologia, emissão de documentos fiscais, gestão, contratos e formação de preços. Quanto maior a preparação, menor o risco de que a transição gere insegurança ou custos inesperados para as empresas”, complementa.

A preocupação com os impactos sobre a gestão dos contratos é especialmente relevante para empresas prestadoras de serviços, que trabalham com operações continuadas e precisam projetar custos ao longo de determinados períodos. Nesse contexto, compreender como os novos tributos serão incorporados aos processos de faturamento e precificação passa a ser uma etapa importante do planejamento empresarial.
Outro ponto é a preparação das equipes. A mudança não ficará restrita aos profissionais responsáveis pela contabilidade ou pelo departamento fiscal. Áreas administrativas, financeiras, comerciais, de tecnologia e gestão de contratos também podem ser envolvidas na adequação dos procedimentos internos.

Para as empresas, portanto, 2026 funciona como uma espécie de laboratório para testar sistemas e processos antes que as próximas etapas da reforma avancem. A orientação oficial é que os contribuintes aproveitem o período para validar as informações e adaptar seus sistemas. No DF, por exemplo, a Secretaria de Economia reforça que o correto preenchimento dos campos de IBS e CBS nos documentos fiscais é importante justamente para permitir a validação e a adaptação prévia dos sistemas.